Les mentions obligatoires d’un tampon encreur d’entreprise

Le tampon encreur pour entreprise a grandement accéléré la vitesse à laquelle les documents administratifs des entreprises peuvent être complétés. En effet, dans le cas d’une grande entreprise, il existe des moments où il est nécessaire de remplir sur une feuille les informations légales de la société et ce en de grandes quantités à la fois. C’est à ce moment-là que les tampons encreurs entrent en jeu. Ils permettent d’économiser du temps et de ne pas avoir à écrire à la main toutes les informations nécessaires, ainsi que de les encrer là où il y a de la place sur le document. Il vous faut donc savoir quelles sont les informations à faire apparaître sur votre tampon afin de ne pas avoir à le compléter à cause d’un oubli lors de la commande de celui-ci.

Les mentions légales

Un très bon exemple de l'usage d’un tampon encreur au sein d’une entreprise est lors de l'établissement des factures. Il est obligatoire de faire apparaître d’une manière ou d’une autre certaines mentions. Parmi ces mentions obligatoires, nous retrouvons généralement un ordre précis, même si ceci n’est pas officiellement précisé et dépend plus de coutumes d’usage :

- Le nom de l’entreprise: il doit apparaître sans abréviation, de façon claire et en entier.
- L’adresse du siège social: elle doit être écrite dans sa forme la plus complète et précise possible.
- La forme juridique de la société : elle doit être écrite dans sa forme la plus complète et précise possible.
- Le montant du capital social : le montant du capital social doit être en chiffre et suivi de la devise utilisée (euro €).
- Le RCS ville suivi du numéro SIREN: le RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) doit figurer sur votre tampon suivi du numéro de SIREN. Ces informations peuvent être remplacées ou complétées par le numéro de SIRET suivi du code APE (Activité Principale Exercée).
- Numéro de TVA intracommunautaire : il s’agit du numéro d’identification fiscal individuel.

Si la place sur le tampon vous le permet, vous pouvez également faire figurer votre logo, ainsi que les moyens de contact utilisés comme le numéro de téléphone ou une adresse mail.

La valeur juridique du tampon d’entreprise

Le tampon n’a pas de valeur juridique à lui seul. Il vient appuyer et compléter les documents officiels en leur donnant plus de sérieux et de crédibilité. Du fait qu’aucun document n’est demandé lors de l’achat d’un tampon encreur pour une entreprise, celui-ci peut être copié. Sa valeur est donc plus importante dans l’image qu’il renvoie de votre entreprise. Il permet un rappel des informations obligatoires et de les retrouver plus facilement sur le document. Le tampon encreur ne remplace pas non plus une signature officielle d’un document. Il peut venir s’ajouter afin de donner du sérieux à la signature mais il ne peut en aucun cas la remplacer entièrement.

Les utilisateurs de tampons encreurs au sein d’une entreprise et les mentions obligatoires particulières

Au sein d’une même société, tout le monde n’a pas la même utilisation de tampons encreurs et parmi ceux qui le font, ils n’ont pas tous les mêmes attentes et besoins. Ils auront donc besoin de faire apparaître des mentions différentes sur leurs tampons. Par exemple, l'accueil d’une entreprise qui assurerait le reçu des livraisons et des visiteurs aura besoin de tamponner clairement le nom, logo, adresse, contact, ainsi que des informations plus précises comme la forme juridique de l’entreprise et le numéro de SIREN. Un des exemples où il est nécessaire d’avoir un tampon spécifique est lors de la visite de chercheurs d’emploi qui ont besoin de justifier de leur passage dans l’entreprise pour faire valoir leurs droits. Le service des ressources humaines de l’entreprise quant à lui aura besoin de toutes les informations légales. Pour la direction, il est possible de rajouter des lignes comportant le nom et la fonction du propriétaire du tampon qui permettent d’authentifier la signature du document tamponné ou de mettre plus de valeur sur une signature pour ordre. Plusieurs départements ont besoin d’un tampon au quotidien. Cependant, chacun aura la nécessité de faire figurer des mentions différentes. Il convient donc d'adapter les lignes du tampon au besoin du salarié. Afin de prolonger la durée de vie de votre matériel, il est important de recharger un tampon encreur convenablement lorsque la cassette d’encre est épuisée. N'oubliez pas de montrer à vos collègues comment faire le rechargement de leur tampon !

Pour quelle utilisation professionnelle faut-il avoir un tampon encreur ?

Il existe 5 grandes utilisations pour un tampon encreur au sein de l’entreprise. La première est pour certifier un document. Généralement dans un cadre plus administratif, bureaucratique et juridique, le tampon permet de montrer qu’un document a été validé. La deuxième utilisation est pour identifier qui à valider le document. Dans ce cas là, il est nécessaire d’avoir une ligne sur le cachet avec le nom et prénom du collaborateur ayant validé. Une autre ligne avec la fonction de la personne peut être pertinente. Une troisième utilisation est pour montrer une autorisation ou au contraire un refus du document. Il faudra donc ajouter les lignes adéquates sur chaque tampon afin de ne pas déranger la productivité de la personne chargée de la validation. La quatrième utilisation fréquente pour les tampons est lors de la réception de colis, matériaux et livraison en tout genre. En plus des mentions habituelles, le tampon doit porter la mention “reçu le : “ suivie de la date du jour (cumulable avec un tampon dateur ou laissant de la place pour un ajout manuscrit) et éventuellement d’une ligne pour écrire le nom de la personne ayant effectué la réception. La dernière utilisation que vous pouvez faire concerne la personnalisation d’un tampon encreur pour l’offrir en cadeau d’affaires. C’est plus rare, mais cela reste un cadeau original dans un milieu professionnel.

Quelle particularité pour une association ?

Tout comme les entreprises, les associations peuvent également nécessiter de tamponner de nombreux documents à la fois. Il existe donc une différence entre les tampons encreurs destinés aux entreprises et ceux destinés à une association. Même si ceux-ci sont assez identiques, une des mentions légales change. La forme juridique n'apparaîtra plus sur le tampon et sera donc remplacée par la mention “Association Loi 1901”. La présence du logo sur le tampon d’une association n’est pas obligatoire mais peut être pertinente afin d’apporter une précision supplémentaire sur la provenance du document.

Tampon auto-entrepreneur : les mentions obligatoires

La création d’une entreprise n’est pas de tout repos entre l’important temps de travail engagé et les nombreuses dépenses engendrées. Pour les activités nécessitant l’empreinte de mentions obligatoires sur un volume conséquent de documents officiels, factures et contrats en tout genre, l’acquisition d’un tampon pour auto-entrepreneur ou micro-entreprise fait figure d’incontournable. Malgré son coût, le gain de temps généré justifie pleinement la création d’un tampon encreur personnalisé avec des éléments essentiels :

• Le nom et prénom de l’auto-entrepreneur ou la raison sociale de la micro-entreprise
• L’adresse du siège social
• Une information de contact, en général un numéro de téléphone
• Le numéro d'identification SIREN ou SIRET et le code APE

Pour ce faible volume de texte, un tampon encreur 5 lignes fait parfaitement l’affaire. Pour un auto-entrepreneur qui favorise un tampon encreur plus visuel, il est préférable d’opter pour un modèle personnalisable où l’ajout d’une image de logo est possible. Dans le cas de certaines activités libérales, notamment les professions juridiques et médicales, des mentions additionnelles doivent apparaître au moment de valider des documents officiels.

Tampon médecin : les mentions obligatoires

Ordonnances, feuilles de soin, certificats médicaux, un professionnel de la santé doit valider de nombreux papiers importants chaque jour pour ses patients. Le tampon encreur pour médecin est alors d’une aide précieuse, mais ce dernier doit contenir des lignes bien précises pour garantir l’authenticité du cachet. Voici les mentions obligatoires à faire apparaître :

• Le titre “Docteur”
• Le nom et prénom du professionnel
• La spécialité du médecin : généraliste, kinésithérapeute, dermatologue…
• L’adresse du cabinet
• Un numéro de téléphone
• Un numéro d’identification des professionnels de santé (RPPS, ADELI, AM ou FINESS)

Il existe des ajouts supplémentaires comme la mention “conventionné” pour un médecin qui pratique les tarifs de l’Assurance maladie sans dépassements d’honoraires et la mention “conventionné DP” concernant les médecins de secteur 2 pouvant pratiquer des dépassements d’honoraires sans contraintes légales. Un cas particulier est celui de la mention “médecin remplaçant”, pour les professionnels se consacrant aux missions de remplacement afin d’assurer une continuité des soins ou bien les internes en formation, qui doit absolument apparaître sur les documents officiels en compagnie du nom du médecin remplacé.

Tableau détaillé des mentions obligatoires pour différents types de tampons encreurs :